Gestione documentale: il protocollo informatico

Per le aziende della pubblica amministrazione la preparazione di un registro di protocollo è essenziale; non solo dal punto di vista della corretta gestione di un archivio, ma anche per questioni legali. È importante infatti ricordare che solo un archivio correttamente gestito, attraverso l’uso di un registro di protocollo, permette di utilizzare i documenti archiviati. Oltre a questo un registro di protocollo tenuto seguendo le leggi vigenti ha valore giuridico probatorio. Per capire come funzionano le cose in un mondo sempre più informatizzato leggi cos’è il registro di protocollo informatico. 

Registro di protocollo sì, ma informatico

All’interno di una qualsiasi amministrazione, ma anche nelle organizzazioni di una certa dimensione, la gestione dei flussi di documenti è essenziale per lo svolgimento del lavoro quotidiano. Il registro di protocollo è uno strumento che permette di conservare correttamente i documenti, ma anche di tenere traccia delle movimentazione in entrata e in uscita di tutti i singoli documenti. Oggi la gran parte dei documenti sono conservati in formato digitale, per questo motivo si parla solitamente di registro di protocollo informatico. Le registrazioni di protocollo associano a ogni documento una serie di informazioni, in modo da poter ricostruire la “storia” del documento stesso, per quanto riguarda le consultazioni da parte di altre aziende della pubblica amministrazione o dei cittadini. 

Come si compila il registro di protocollo

Per comprendere come si costruisce un registro di protocollo ci si deve rifare alle norme oggi vigenti. Si parte dalla registrazione di ogni documento prodotto, che consta di alcuni elementi di base: numero di protocollo e data di registrazione, dati del mittente o del destinatario, oggetto del documento, data e protocollo del documento ricevuto, impronta informatica del documento stesso. La registrazione è effettuata nel momento in cui il documento raggiunge l’archivio, ma va aggiornata nel momento in cui il documento è richiesto da fonti esterne. Il sistema di gestione del protocollo deve offrire informazioni che riguardano gli utenti che accedono all’archivio e il tracciamento di qualsiasi modifica effettuata. Oltre ovviamente alla possibilità di individuare chi ha svolto delle modifiche al registro stesso. Nella gran pare degli archivi documentali poi è importante garantire che l’accesso alle informazioni contenute sia concesso solo ad alcuni soggetti specifici. 

Errori nella registrazione 

Purtroppo non siamo infallibili e può capitare di commettere degli errori. Quando ciò avviene mentre si registra il protocollo di un documento è necessario annullare le modifiche appena effettuate. Si ricorda che annullare una variazione ad una registrazione non comporta anche la cancellazione di tale attività. Anzi, la cancellazione delle modifiche, accompagnata dalla motivazione precisa per cui si è agito in tale modo, rimarrà come record errato all’interno dell’archivio. In seguito sarà possibile effettuare una nuova registrazione, partendo dall’assegnazione di un numero di protocollo ex novo. Se anche solo una delle informazioni registrate è stata compilata in modo errato, l’intera registrazione di protocollo deve essere annullata. L’annullamento rimane come documento all’interno dell’archivio informatico, registrandola in modo che sia facilmente riconoscibile. L’operatore che deve annullare una registrazione necessita dell’autorizzazione da parte del Responsabile dell’archivi.