Al giorno d’oggi il mondo del lavoro è costellato di file in formato PDF. Per chi non lo sapesse, PDF è l’acronimo di “Portable Document Format” ed è utilizzato per rappresentare documenti che possono contenere testo, immagini, grafici e contenuti multimediali.

Ciò vuol dire che si tratta di fogli molto importanti e che bisogna gestire al meglio.

Ma come si può fare?

Come visualizzare i PDF

La prima cosa da fare per gestire i propri PDF è avere uno strumento che sia in grado di visualizzarli. Ce ne sono diversi, ma tra i più famosi c’è senza ombra di dubbio Adobe Acrobat

Si tratta di un software che permette non solo di visualizzare, ma anche di stampare, firmare, condividere e annotare i file PDF. Attualmente, inoltre, è l’unico visualizzatore PDF in grado di aprire e interagire con tutti i tipi di contenuti PDF, compresi moduli e contenuti multimediali. Ciò vuol dire che si può lavorare con i PDF su qualsiasi dispositivo e ovunque ci si trovi.

Di questo software ci sono due versioni, una di sola lettura e un’altra con molte più funzioni. Noi oggi vogliamo concentrarci su Adobe Acrobat Pro che, rispetto all’altro, offre diversi vantaggi. Innanzitutto, è destinato agli utenti un po’ più esperti e al contempo offre tutti gli strumenti e le possibilità per gestire e modificare i file PDF.

Pur avendo un’interfaccia quasi identica a quella di Adobe Reader DC, in aggiunta ci sono una gran quantità di tool per la modifica e la conversione dei PDF. La scheda Strumenti, inoltre, è particolarmente fornita.

Per fare degli esempi più specifici, rispetto alla versione gratuita il Pro permette di:

• modificare tramite gli strumenti Crea PDF, Combina file, Organizza pagine, Modifica PDF, Esporta PDF, Scansione e OCR, File Multimediali;
• condividere grazie gli strumenti Condividi, Invia per commenti, Commento, Timbro, Confronta file e Misurazione;
• moduli e firme con gli strumenti Compila e firma, Prepara modulo e Certificati
• proteggere e standardizzare attraverso l’uso degli strumenti Protezione, Redigi, Standard PDF;
• molto altro ancora.

Grazie a questo software, infine, è possibile il riconoscimento del testo OCR, con cui si possono convertire i file provenienti da uno scanner o le foto in file di testo (anche in Word, Excel o Powerpoint).

Cos’altro fare per i propri PDF

In sostanza, per gestire al meglio i propri PDF è necessario avere a propria disposizione un lettore che offra diversi servizi. Ma la cosa fondamentale è acquistare software ufficiali al 100%, come quelli che si possono trovare su 2Go Software.

In seconda istanza, è necessario (ma questo con tutti i formati) rinominare i propri PDF onde evitare di confondere i vari documenti di cui si ha bisogno.

Ci sono poi anche diversi programmi che permettono di gestire al meglio migliaia di documenti e senza perdere traccia dei dati e sostanziale.

Questo vuol dire migliorare la sicurezza dei propri file, la conformità normativa, accedere ai file più facilmente e rapidamente, documentare il backup, recuperare i documenti e non preoccuparsi delle informazioni in essi contenute.

Tutti strumenti necessari soprattutto per chi lavora e che permettono non solo di stare più tranquilli, ma anche di condurre il proprio mestiere in maniera più facile e sicura.