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Fatturazione elettronica: le regole da sapere per non incorrere in sanzioni

Oggi la fatturazione elettronica è diventata un fattore con il quale tantissimi professionisti italiani devono fare i conti.

Anche se inizialmente è stata approcciata con sospetto, e vista al pari dell’ennesima complicazione burocratica, in realtà si è rivelata uno strumento fondamentale per semplificare le cose.

Ovviamente bisogna seguire determinate regole, per fare tutto nel modo corretto e per evitare di incorrere in sanzioni pecuniarie.

Una premessa sui software per la fatturazione elettronica

Si parte subito con una premessa fondamentale. Per evitare di commettere errori, e per semplificare i processi legati a questo aspetto, è importante poter contare su un tool professionale apposito.

Si fa ad esempio riferimento al software Kubik per la fatturazione online, che è stato progettato specificatamente per gli studi professionali e per le piccole e medie imprese (PMI). Si tratta di uno strumento essenziale, facile da usare e accessibile anche da smartphone.

Chi è obbligato alla fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte delle imprese e dei professionisti. In particolare, l’obbligo riguarda tutte le operazioni tra soggetti residenti, stabiliti o identificati ai fini IVA in Italia, sia per le cessioni di beni che per le prestazioni di servizi.

Le imprese e i professionisti devono quindi emettere e conservare le fatture in formato elettronico, utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre, dal 2022 la fatturazione elettronica è diventata necessaria anche per i regimi forfettari che hanno fatturato più di 25 mila euro l’anno precedente (2021).

Quali sono i soggetti esonerati?

Gli unici esonerati dalla fatturazione elettronica nel 2023 sono i soggetti che hanno fatturato meno di 25 mila euro nel 2022. Questa misura si applica anche alle partite Iva in regime forfettario aperte nel 2022 e nell’anno attualmente in corso (quindi il 2023).

Data di emissione e data di invio: immediata o differita?

Uno degli aspetti cruciali della fatturazione elettronica riguarda i tempi di emissione e invio delle fatture. La data di emissione coincide con il momento in cui la fattura viene generata elettronicamente, mentre la data di invio corrisponde alla trasmissione del documento al Sistema di Interscambio (SdI).

La fatturazione elettronica prevede, inoltre, l’emissione immediata o differita. Nel primo caso, il documento viene generato e inviato al momento della conclusione dell’operazione. Nel caso dell’emissione differita, invece, la fattura dovrà essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo.

Fatturazione elettronica tardiva: cosa si rischia?

Emettere e inviare le fatture elettroniche in ritardo può comportare delle sanzioni, quindi bisogna fare molta attenzione ai possibili errori, anche se commessi in buona fede. Se la fattura viene inviata oltre i termini previsti, si incorre in una multa che può andare da un minimo di 250 euro ad un massimo di 2.000 euro.

È importante sottolineare che, in caso di ritardo nella trasmissione, la sanzione non si applica se la fattura viene inviata entro il termine per la liquidazione periodica dell’IVA. Se invece si versa l’IVA entro il periodo corretto, ma ci si scorda di emettere la fattura entro i tempi previsti per legge, ecco che scatterà la già citata sanzione.

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