Primi passi per poter creare un ufficio virtuale

Ci sono molte ragioni per potrebbe essere utile optare per un ufficio virtuale, piuttosto che adottare i tradizionali canoni di un ufficio “fisico”. Pensiamo – ad esempio – alla possibilità di poter rendere più fluido e versatile il proprio impegno professionale, alla possibilità di risparmiare sui canoni di affitto e… tanto altro ancora. Ma cos’è un ufficio virtuale? E come organizzarlo in pochi minuti?

Iniziamo con il rammentare che un ufficio virtuale può riferirsi sia a un ufficio che opera principalmente online, sia a un’offerta che fornisce un indirizzo postale per la propria azienda / startup, senza che si debba affittare un’unità immobiliare a tempo pieno. Alcuni uffici virtuali, gli spazi di coworking, consentono di affittare una sola scrivania, una stanza o una sala riunioni, in modo da poter accogliere adeguatamente i potenziali clienti con il proprio spazio, quando necessario, senza dover sopportare i costi fissi di un affitto tradizionale.

Non solo. Spesso gli spazi di coworking arricchiscono i vantaggi dei piccoli imprenditori / startupper mediante la presenza di un addetto alla reception virtuale, che si occuperà di tutte le chiamate telefoniche in arrivo, e-mail, appuntamenti, orari delle riunioni e altro ancora.

Chiarito quanto sopra, il primo passo da compiere è cercare di comprendere come poter lavorare. A meno che la vostra organizzazione non sia estremamente contenuta, avrete infatti bisogno di collaboratori con cui condividere le fatiche. Se non siete pronti a individuare qualcuno a tempo pieno, potete effettivamente iniziare con i servizi in coworking: un addetto alla reception virtuale che gestisca le telefonate, gli appuntamenti e la corrispondenza, è una buona mano d’aiuto. Tenete anche in considerazione che ci sono apposite app di Gestione Clienti che possono garantirvi una velocizzazione e una maggiore efficienza delle vostra attività.

Abbiate poi cura di reperire tutti gli strumenti di base per rendervi reperibili. Una casella di posta digitale, uno smartphone con utenza dedicata, un tablet, un notebook e tutti gli altri accessori utili per poter lavorare in qualsiasi momento e in qualsiasi posto, dovranno costituire la vostra cassetta degli attrezzi.

Infine, se state cercando di lavorare in prossimità con altri professionisti, imprenditori e dirigenti nella vostra zona, potreste effettivamente considerare il coworking, scegliendo poi di volta in volta se lavorare da solo, in un’area pubblica, in una sala riunioni con un team. Lo spazio di coworking non è ovviamente gratuito, ma vi addebiterà un importo per i servizi usufruiti. Tuttavia, si tratta di un modo davvero eccezionale per poter integrare l’ufficio virtuale all’ufficio tradizionale, ottenendo i benefici di entrambe le diverse tipologie, senza dover affittare un intero ufficio.

Detto ciò, ricordiamo come non esista una soluzione ideale per tutti, ma come in realtà molto dipenda dalle vostre esigenze e dalle vostre preferenze. Cercate pertanto di partire da una corretta analisi della vostra organizzazione e, solo dopo, passate a comprendere come poter risolvere le vostre necessità. In questo modo ottimizzerete ogni sforzo e riuscirete a garantirvi un approccio pienamente in linea con le vostre caratteristiche di business.